eBook zum Thema Meetings
Und wir arbeiten mit Gruppen und rund um das Thema Strategie als Visualisierer und Facilitators. Und wir möchten euch heute etwas erzählen über eine Sache, die jeder kennt, und zwar über Meetings. Meistens haben Meetings ja beim ersten Gedanken daran einen etwas komischen Beigeschmack. Die Leute sind genervt, haben keine Lust. Viele Meetings werden entweder sehr direktiv geführt, einer redet und die anderen haben zu folgen oder selbst wenn es anders läuft, eigentlich empfinden die Leute Meetings als Zeitverschwendung. Man dreht sich kleine Punkte und kommt nicht richtig voran. Das muss aber nicht so sein.
Meetings haben auch ein Potenzial. Meetings bringen ganz viele Leute zusammen, Ideen zusammen, Kreativität zusammen und jeder, der reinkommt, ist wie ein eigenes Universum. Und die Leute bringen das Bekannte mit und wir laden zusammen das Unbekannte ein. Warum? Projekte, Organisationen werden immer herausfordernder. Die Komplexität wächst. Es braucht was Neues.
1.
Und dazu haben wir ein erstes Grundprinzip für euch mitgebracht. Wir hängen in den Meetings alles an die Wand.
Warum ist es wichtig, seine Meetings an die Wand zu bringen? Es ist so, dass unser Gehirn die Tendenz besitzt, das, was am lautesten schreit oder das, was gerade eben passiert ist, als besonders wichtig zu nehmen. Das muss aber gar nicht der Fall sein. Vielleicht ist die leise, die subtile Stimme oder das, was vor 15 Powerpoint Slides passiert ist, genauso wichtig gewesen. Und wenn wir es an die Wand bringen, wenn wir es visualisieren, dann ist es die ganze Zeit da, es verschwindet nicht und bleibt für alle permanent sichtbar.
Ja, und das vielleicht Wichtigste, was wir an die Wand hängen, ist der Purpose des Meetings. Der Purpose, Sinn und Zweck, ist nicht deckungsgleich mit dem Ziel des Meetings, sondern das mit dem Wort Sinn ist sehr bedeutend dabei. Man schafft etwas Übergeordnetes in den Rahmen für das Meeting. Und wenn das die ganze Zeit an der Wand hängt, gibt es eine Orientierung und hilft das ganze Meeting hindurch.
Wichtig ist dabei zu beachten, dass Purpose nicht das Gleiche ist wie das Ziel. Wenn wir zum Beispiel ein Briefing haben für eine Konkurrenz mit einem Kunden, dann ist das Ziel dieses Meetings, unseren Aktionsplan durchzusprechen. Der Purpose ist aber etwas anderes.
Ja, der Purpose, mit dem wir unsere Vorbereitung machen, ist, dass wir darauf achten, sicherstellen zu wollen, dass ein hoher Mehrwert für den Kunden entsteht und dass wir durch unsere Arbeit dazu beitragen, dass dessen Probleme einen Lösungsbeitrag bekommen. So, und damit haben wir in diesem ersten Video etwas gelernt über das Eröffnen von Meetings.
Genau. Bringt eure Meetings an die Wand und macht euch diesen Purpose bewusst.
2.
Gerade haben wir dazu gesprochen, dass ihr eure Meetings an die Wand bringen sollt, weil so immer alles sichtbar ist. Und wir haben auch gesagt, dass es klug ist, einen Purpose zu formulieren, entweder allein oder mit euren Teilnehmern zusammen. Heute gehen wir einen Schritt weiter. Heute geht es Meetings abhalten.
Wir haben also diese ganzen Leute im Raum, die Ideen, deren Perspektiven, die ganze Kreativität. Und die wollen wir nutzen. Und das müssen wir jetzt nutzen. Und diese Perspektiven, die ich gerade erwähnt habe, die wollen gehört werden. Die werden nun gebraucht, damit das ein gutes Meeting wird. Und ich mache mal ein Beispiel. Stellt euch vor, es ist ein Meeting in einem Digitalisierungsprojekt. Da haben wir einen Designer am Tisch, da haben wir einen Programmierer am Tisch, da haben wir einen Finanzmenschen am Tisch. Und noch weitere. Und die wollen alle gehört werden. Wie machen wir das? Am besten in einem partizipativen Setting, wo wir die alle beteiligen. Ich schlage vor mit Post-Notes und der Visualisierung, die bereits an der Wand hängt. Die Leute bekommen Post-Notes in die Hand und können ihre individuelle Perspektive und Sichtweise beitragen und eben da an die Wand kleben. Und dann haben wir eine Grundlage, diese Perspektiven zu nutzen.
Es geht darum, diese Perspektiven wirklich zu integrieren. Also nicht nur wahrzunehmen, sondern all das Potenzial, das die Teilnehmer eures Meetings mitbringen, wirklich zu integrieren und sie gemeinsam auf ein Ziel hin arbeiten zu lassen.
Wunderbar. Wir haben etwas gelernt über das Abhalten von Meetings.
3.
Willkommen zurück. Wir sind schon im dritten und letzten Teil zum Thema Meetings. Im ersten Punkt haben wir gesagt, hängt euer Meeting an die Wand und formuliert am besten zusammen mit euren Teilnehmern einen Purpose, was nicht das Gleiche ist wie ein Ziel. Im zweiten Punkt haben wir darüber gesprochen, dass es wichtig ist und wie ihr es schafft, z. B. Unterstützt durch Visualisierung, alle Perspektiven der Teilnehmer eures Meetings wirklich zu integrieren. Und heute? Heute geht es darum, wie ihr Meetings abschließt.
Üblicherweise ist es ja ein normales Protokoll, das wird rumgeschickt. Aber hier geht es darum, dass wir ein Meeting so abschließen, dass wir alles Relevante einsammeln. Und normalerweise neben dem Protokoll ist es ja auch so, das höchste der Gefühle könnte vielleicht sein, dass jemand ein Fotoprotokoll macht, dass man nächstes Mal wieder etwas mitbringt vom letzten Meeting, aber mehr ist meistens nicht drin.
Dabei haben wir im ersten Video gesagt, Wie gesagt, ist es wichtig zu beachten, dass Meetings keine singuläre Veranstaltung sind und kein Selbstzweck. Meetings sind immer der Beginn oder ein wichtiger Prozessschritt auf dem Weg hin zu einem größeren gemeinsamen Ziel. Und darum empfehlen wir euch eine Methode, die man Harvesting nennt.
Harvesting, das englische Wort für ernten. Und wir erinnern uns, den Purpose. Wir bereiten den Acker vor, wir pflügen ihn um und machen somit den Rahmen bereit. Und dann das Integrieren der Perspektiven. Wir sähen die unterschiedlichen Samen aus auf unserem Acker. Und dann kommt das Ernten der Ergebnisse. Wir ernten die Früchte, die wir durch unsere Dialoge und den gemeinsamen Prozess im Meeting erreicht haben. Dabei geht es viel mehr als zum Beispiel einen reinen Aktionsplan, sondern es ist unsere Absicht, dass wir eine höhere Verständnisebene erlangen. Wie kann denn ein solcher Prozess ablaufen? Also erst mal brauchst du eine Rolle dafür, für das Harvesting. Das kann eine Person sein, das kann ein ganzes Team sein bei Großveranstaltungen und es muss überhaupt nicht der Chef sein. Diese Rolle sorgt dafür, dass gute Fragen gestellt werden. Das sind offene Fragen, das sind Fragen wie: Was hat das mit mir zu tun? Was hat das mit uns zu tun in der Zukunft? Was bedeutet dies? Und dann das Einsammeln der Antworten, das Einsammeln von Visualisierung, Teilnehmer-Stimmen, alles, was produziert wurde. Und Dann kommt ein Prozess des Prozessierens, des Auswertens und bis hin zu einer Essenz. Und das wird wiederum verteilt an alle relevanten Teilnehmer, sodass etwas entsteht, was weit über dieses Meeting hinaus von Bedeutung ist und dazu beiträumt erträgt, dass diese höhere Verständnisebene erlangt wird.
Also im Grunde wie das Ernten, Verarbeiten und dann Verteilen und Nutzen von Früchten. Ihr erinnert euch an das Beispiel, das wir im letzten Video benutzt haben: Ein Meeting zu einem Digitalisierungsprojekt. Es sitzen unterschiedliche Teilnehmer in diesem Meeting, ein Finanzmensch, ein Designer, ein Programmierer und vielleicht noch andere Rollen, andere Personen. Und es gibt ein ganz, ganz klares Ziel für dieses Meeting. Vielleicht soll eine Funktion innerhalb einer App geändert werden. Aber dadurch, dass die Teilnehmer im Vorfeld einen übergeordneten Purpose formuliert haben, dadurch, dass durch Visualisierung unterstützt, die einzelnen Teilnehmerstimmen gesehen, und voll integriert werden. Und durch das Harvesting ist etwas Größeres entstanden als dieses ursprüngliche Ziel. Ja, und so kann aus der Methode des Harvesting etwas Neues entstehen, etwas Größeres entstehen. So wie die Kerne einer Frucht neu aufgehen können, hat diese Gruppe vielleicht drei völlig neue Vertriebswege entwickelt und entdeckt. Und das ist nicht deckungsreich gewesen mit dem ursprünglichen Ziel dieses Meetings.
Und völlig neue Potenziale haben sich ergeben und eine ganz neue Verständnisebene.
All diese Methoden lassen sich sehr, sehr gut durch Visualisierung und durch Facilitation unterstützen.