Swiss Economic Forum – Hochwertiges Graphic Recording einer Konferenz

Swiss Economic Forum – Hochwertiges Graphic Recording einer Konferenz

Viele Jahre lang, erstmals 2011, hat die führende Wirtschafts-Konferenz der Schweiz, das Swiss Economic Forum (SEF), Graphic Recording gebucht. Diese Konferenzdokumentation passt zur Welt der Herausforderungen, vor denen die Wirtschaft heute steht: Die rasante Dynamik der Technologie, die globalisierte Wirtschaft, der gestiegene Einfluss der Kunden durch Internet und soziale Medien, die rechtlichen Rahmenbedingungen und weitere Faktoren fordern viel von Unternehmen. Wandel und Umdenken, sowie neues Handeln sind angesagt – doch dies oft in alten, behäbigen Kulturen. Da ist der Impuls durch aufrüttelnde Redner und von Bildern zur Dokumentation sehr wertvoll – zwei von vielen Faktoren, die den SEF-Event für die Teilnehmer so wertvoll machen. Der Veranstalter wertet das Event mit dem neuen Gestaltungselement auf und sichert eine nachhaltigere Dokumentation um neue Aspekte in bestehende Strukturen einzubringen. Vorbereitung, Set-up, Live-Recording während des Events und nachfolgende umfassende Nutzung sind hier ein Musterbeispiel für gelungen eingesetztes Graphic Recording: Im Vorfeld findet eine ausführliche inhaltliche und logistische Vorbereitung statt. Ich überlege mir ein Set-up für das Bild. Den Bildaufbau plane ich sorgfältig anhand des Konferenzthemas (Keyvisual), der Agenda (Art und Anzahl der Beiträge) sowie des Kontextes (Ort, Zeit, andere Ereignisse und Einflussfaktoren). Dazu erstelle ich eine Vorzeichnung auf dem iPad und stimme sie mit dem Auftraggeber ab. Am Vorabend des Events hänge ich das Papier auf, eine perfekt geeignete Wand wurde vorab aufgebaut, und lege mein Material auf einem Stehtisch bereit. Dazu kommen die Vorzeichnung, Skizzenheft, das Konferenzprogramm mit allen Namen der Sprecher, der iPad mit Internetzugang für schnelle Recherchen – und eine Flasche Wasser. Das Swiss Economic Forum (SEF) ist die Premium Wirtschaftsveranstaltung der Schweiz. Jedes Jahr werde führende Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft und Medien aus der ganzen Welt nach Interlaken eingeladen und vernetzen diese mit den Meinungsbildnern, Unternehmern und Top Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Medien der Schweiz. Wir fokussieren jedes Jahr auf die Erfolgsfaktoren und Trends, welche die Gegenwart und Zukunft massgebend beeinflussen. Das Swiss Economic Forum beginnt. Es ist ein Event auf höchstem Niveau. Kevin Roberts, CEO Saatchi & Saatchi betritt die Bühne, schaut kurz und sagt als Erstes „I have never seen so many men in suits!“ (So viele Männer in Anzügen habe ich noch nie gesehen). Fast 1.500 Entscheider, CEOs, Unternehmer sind im Raum. Staatspräsidenten, Politiker, Top-CEOs globaler Konzerne und Trend-Vordenker treten als Sprecher auf. Die Konferenztechnik ist erstklassig, der Regieplan feinstens durchdacht, begleitende Angebote wie Networking-Veranstaltungen, Fotostudio, Twitter-Feed etc. runden das Event ab. Während der Begrüßung bringe ich Titel und Logos an und wechsele dann zwischen dem Live-Recording der Sprecherbeiträge und dem Keyvisual, welches nebenbei entsteht und wächst. Da das Swiss Economic Forum die Sprecherbeiträge einzeln in einer gedruckten Dokumentation in Buchform abdruckt, visualisiere ich diese ebenfalls einzeln für sich in einem angegrenzten Container oder einer Sprechblase. Dabei berücksichtige ich bereits das Buchformat. Das ist vernetzende und verbindende Co-Kreation in Aktion. Bei mehreren Dutzend Beiträgen kann die Platzplanung manchmal eine Herausforderung sein. Sowohl das Konferenzthema als auch die einzelnen Beiträgen sollen abgebildet und noch in logischer Verbindung mit einander sein. In jeder Pause kommen Teilnehmer vorbei und betrachten die visuelle Zusammenfassung. Sie finden sich vor dem Bild zu Gesprächen zusammen und sind neugierig auf das große Bild, das sich am Rand des Saals langsam füllt. Das Visual Recording Format fand auch überaus guten Anklang bei den Referenten aus aller Welt. Das SEF belässt es allerdings nicht beim großen Bild der Plenumsvorträge. Jeder einzelne Workshop wird visuell dokumentiert, teils live vor Ort teils nachträglich per Videoaufzeichnung. Die Zusammenfassung eines besonderen CEO-Treffens wird per Sketchnotes eingefangen. Die Einbindung und Nutzung des Graphic Recordings während und nach dem Event ist hervorragend: Abbildung auf Twitter und in der Konferenz-App für Smartphones, die Publikation auf der Titelseite einer Sonderbeilage der Neuen Züricher Zeitung, Foto auf der Website und auf Flickr, im Pool von Pressebildern, Abdruck im offiziellen Buch der Konferenzdokumentation etc.
 
Die Zusammenarbeit beim Swiss Economic Forum ist ein Beispiel dafür, wie Graphic Recording die Ziele des Events unterstützt, den Teilnehmern wertvolles Erleben schenkt und für den Veranstalter eine durchweg lohnende Investition darstellt. Alle sind begeistert.
 

Highlight zum Abschluss: An jedem Tagesende hat mein Kollege Albrecht Kresse visuell-karikativ in zehn Minuten Zusammenfassungen aller Redner geliefert. Inhaltlich auf den Punkt, humorvoll, auf dem Flipchart.