Graphic Recording buchen – die ultimative Anleitung (2024)

Wenn Sie ein Graphic Recording buchen und dann erfolgreich durchführen möchten, gibt es einige Punkte zu beachten. Ihre Graphic Recording Buchung erfordert Know How. Denn auch wenn es erstmal einfach erscheint: Anfragen, Angebote vergleichen, auswählen, am Tag X steht ein Dienstleister zur Verfügung und fertig ist das „Bild”?

Ganz so so einfach ist es nicht. Wenn Sie einen top Graphic Recorder buchen möchten und beabsichtigen, alles aus diesem Asset herauszuholen, sowie einen echten transformativen Benefit von der Visualisierung (und nicht nur ein „schönes Bild“) haben möchten, sollten Sie ein paar Punkte beachten.

Zunächst: Es gibt zahlreiche Anbieter am Markt, mehrere Techniken, ein großes Spektrum an Ausführungsqualität und viele andere wichtige Faktoren, die Sie miteinbeziehen sollten, bevor Sie ihr Graphic Recording buchen. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten sollten. Als einer der Pioniere am Markt seit 2005 und einer der Marktführer wissen wir, wovon wir sprechen: Mit unserem Team führen wir mehrere hunderte Graphic Recordings pro Jahr durch. Insgesamt blicken wir so auf die Erfahrung von über 10.000 Graphic Recording Buchungen zurück. Wir haben die gesamte Entwicklung des Graphic Recording Marktes miterlebt – und mitgestaltet. Aus diesem Erfahrungsschatz entstand dieser Artikel zum Thema Graphic Recording buchen – Stand 2023: Der folgende Text gibt erstens einen Überblick über Einsatzzwecke, zweitens Hinweise worauf zu achten ist, drittens Buchungs-Tipps und zuletzt eine Checkliste.

Ein Graphic Recording buchen – warum und wofür?

Die Methode Graphic Recording wurde ursprünglich für Meetings entwickelt. Doch die Graphic Recording Einsatzzwecke haben sich deutlich erweitert. Die Geschichte und Herkunft von Graphic Recording ist gut dokumentiert, hier finden Sie einen ausführlichen Artikel dazu.

Bei den Ausführungsarten findet man von prozess-orientiert (wie Ende der 1970iger Jahre) hin zu sehr illustrativ heute alles am Markt. Holen Sie also Angebote ein, so lesen Sie darin vielleicht überall „Graphic Recording” – doch es ist sicher nicht dasselbe enthalten. Im besten Fall kennen Sie sich aus, und wissen erstens sowohl was Sie brauchen als zweitens auch was Sie bekommen.

Hier ein Überblick über mögliche Anwendungen Ihrer Graphic Recording Buchung:

Graphic Recording buchen für Meetings

Dies können Sie als die klassische Anwendung ansehen. Genau dafür wurde Graphic Recording einmal erfunden. Graphic Recording buchen für Ihre Strategiemeetings, Besprechungen, Board Meetings, Ideation-Sessions oder alles, wo es Ihnen dialog-orientiert um wirklich etwas geht, fällt in diese Anwendung. Ihr Meeting braucht immer einen Facilitator. Eine klare Rollenverteilung unterstützt, dass das Prozessdesign im Laufe einer Meeting-Agenda auch gut strukturiert im Graphic Recording abgebildet wird. Ist Ihr Meeting nicht klar gegliedert oder wird es nicht durch einen Moderator (noch besser einen Facilitator) angeleitet, bildet sich das in der Regel auch auf dem Recording ab.

Graphic Recording buchen für Workshops

Für beispielsweise interne Business-Workshops dient ein Graphic Recording dazu, Ihnen und allen Beteiligten den Prozess und erarbeitete Inhalte sichtbar zu machen und nächste Arbeitsschritte zu manifestieren. Dabei ist die bildliche Zusammenfassung Ihres Workshops für den Moment vor Ort (Live-Protokoll) ebenso wichtig wie für den Folgeprozess und die weiterführende Kommunikation der Ergebnissen aus Ihrem Workshop. Dies eignet sich für nahezu alle Themen – und wird oft verwendet für Strategie, Innovation, Risiko- und Krisenbewältigung (derzeit sehr aktuell), Team-Workshops, Führungskräfte-Trainings, Visions- und Ziel-Workshops, Leitbildentwicklung etc.
Was ist Ihr Benefit? Mit einem solchen Graphic Recording identifizieren sich Ihre Teilnehmer mit den Inhalten und Ergebnissen und transferieren diese besser in die Folgehandlung. Nicht nur das: Auch das tragende Gefühl einer intensiven Teamarbeit wird visuell sichtbar und trägt zu besseren Ergebnissen bei.

Graphic Recording buchen für Change-Projekte

Diese Form von Graphic Recording liegt wieder sehr nahe bei dem, wofür Graphic Recording ursprünglich zum Einsatz kam. Kulturwandel, Change Management und Veränderungsprojekte zählen dazu. Die zwei Kern-Erfolgsfaktoren sind hier das recht frühe Einbinden in das Prozessdesign Ihres Projekts, und die enge Zusammenarbeit zwischen Facilitator und Visualisierer.
Veränderung geht nicht von heute auf morgen. Partizipativ erstellte Bilder helfen den Menschen leichter in eine Akzeptanz der Veränderung zu gehen, sie dann mitzugestalten und später auch zu leben. Sind Bilder von Anfang an Teil Ihres Prozesses, so dienen sie auch als Übersetzer zwischen komplexen Vorgängen und den oftmals einfachen, aber wichtigen, Gefühlen der Beteiligten.
Als Kunde achten Sie zusammen mit dem Facilitator darauf, dass Sie alle Beteiligten eines Changeprozesses „mit im Boot haben“, Ihnen keiner „über Bord geht“, damit alle ans Ziel kommen.

Graphic Recording buchen für Onlinekurse und Webinare

Bereits vor dem Zoom-Boom 2020 nutzten zahlreiche Onlinekurs-Creators und Webinar-Hosts Graphic Recordings. Onlinetrainings brauchen verbindende Elemente. Ein parallel erstelltes Graphic Recording schafft die Verbindung zwischen Inhalten, Fragen und Gelerntem. Lösungen oder Antworten auf im Webinar oder Kurs aufkommende Fragen können direkt bei Beantwortung visualisiert werden. Eine visuelle Übersicht der Inhalte dient als Mindmap und Wissensträger weit über den Onlineevent hinaus.

Graphic Recording buchen für Konferenzen und Vorträge

Keynotes und Konferenzen mittels Graphic Recordings live zu dokumentieren ist eine neuere Einsatzform, die seit ca. 2011 sehr beliebt geworden ist. Manche Graphic Recorder selbst sagen, sie würden hauptsächlich „Vorträge zeichnen”. Doch Graphic Recording war immer mehr als das. Sie als Kunde können, wie bereits oben gesagt, Prozesse und Meetings mit Graphic Recordings begleiten und dokumentieren lassen.

Graphic Recording auf Konferenzen ist eine ideale Art, eine hochwertige Dokumentation für die Teilnehmenden anzufertigen. Sie können das Ergebnis vielfach weiter nutzen, etwa als Social Media Posts, Post-Event Content, als Übernahme einzelner Szenen in die Nachkommunikation und vieles mehr.
Im Idealfall achten Sie in Absprache mit dem Graphic Recorder auf eine interaktive Einbindung in den Ablauf, so dass die Teilnehmenden an Ihrer Konferenz durch die Live-Visualisierung direkten Mehrwert erhalten. Wie sie Graphic Recordings erfolgreich in Konferenzen einbinden können, lesen sie hier, in einem Artikel über das renommierte Swiss Economic Forum, sowie hier über das SIETAR-Forum, bei dem die Visualisierung interaktiv eingebunden war.

Graphic Recording buchen für andere Events, z.B. Messen

Natürlich können Sie Graphic Recordings auch für Messen und andere Events nutzen. Ob und in welchem Rahmen das sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. In jedem Fall gibt es bewährte Einsatzwecke: Sie können mit Graphic Recordings auf Messen Interaktion erzeugen, den Stand attraktiv machen, Kunden- und Leadgenerierung unterstützen oder zum Dialog eingeladen. So kommen Sie mit Besuchern schneller und zielführender über Inhalte ins Gespräch.
Auch für gesellschaftliche und politische Veranstaltungen, ja sogar für Hochzeiten, können Sie theoretisch Graphic Recording einsetzen. Hier geht es natürlich weniger darum, einen Prozess zu visualisieren, doch der Entertainment-Faktor (über Bilder verbinden Sie Menschen) schafft bleibenden Eindruck.
Die Grenzen zum Eventzeichnen oder dem sogenannten „Schappschusszeichnen” werden hier fließend und damit auch der Übergang zu einer illustrativen Leistung, die Graphic Recording in seinem ursprünglichen Verständnis nicht ist.

Graphic Recording buchen – was ist zu beachten?

Ein Hinweis: Eine aktuelle Graphic Recording Buchung Checkliste findet sich am Ende dieses Beitrags! Es lohnt sich jedoch, hier weiter zu lesen.

Intention:

• Ein Graphic Recording ist eine prozess-orientierte Methode und sollte daher in Prozess, Ablauf und Intention Ihres Events integriert werden. Der Erfolgsfaktor: eine frühe Einbindung in die Planung.
• Der Graphic Recorder als Dienstleister ist kein „nice-to-have“ „Add-on” sondern ein essentieller Bestandteil des verantwortlichen Veranstaltungs- und Facilitator-/Moderations-Teams vor Ort.
• Die Visualisierung trägt sowohl als interaktiver Beitrag im Moment bei (als Echtzeit-Reflektionsfläche auf die Gruppe) als auch für die Zeit nach Ihrem Event (das Graphic Recording als Dokumentation und „Harvesting“ der Ergebnisse).

Logistisches:

• In der Regel bewährt sich eine gute Aufgabenteilung: Ihr Graphic Recorder bringt sein Material mit, Sie als Veranstalter vor Ort für die Logistik, wie im Folgenden beschrieben.
• Ist ein digitales Graphic Recording gebucht – z.B. per iPad oder Grafiktablett ausgeführt – so braucht Ihr Graphic Recorder Tisch, Strom- und Beameranschluss, evtl. Internet, abhängig von der Planung und den Möglichkeiten vor Ort.
• Ist ein analoges Graphic Recording gebucht – z.B. auf Papier oder Platten – so braucht Ihr Graphic Recorder Stellwände, Stehtisch und den richtigen Ort im Raum.
• Der richtige Platz im Raum: Handelt es sich um eine größere Gruppe oder eine Konferenz, so steht Ihr Graphic Recorder auf der linken oder rechten Seite des Saals. Weder hinten (er oder sie müsste den Kopf um 180 Grad wenden um Bühne oder Leinwand zu sehen) noch ganz vorne (um keine Ablenkung zu erzeugen und wiederum für gute Sicht). Der ideale Standort ist links oder rechts, im Idealfall an derjenigen Seite, wo die Menschen auch rein- und rausgehen. Handelt es sich jedoch um eine kleinere Gruppe, so kann die Bildwand direkt bzw. nah eingebunden in den Kreis der Diskutierenden stehen. So beeinflusst die Visualisierung Dialoge und Ablauf am besten, wirkt „stumm“ aber dennoch interaktiv, verbessert die Gruppenintelligenz: Ein besseres Meeting-Ergebniss!

Inhaltlich:

• Ein guter Graphic Recorder bereitet sich ausführlich vor. Das Wichtigste : das Verstehen der Intention der Veranstaltung. Kennt der Graphic Recorder nur Sinn und Zweck, bzw. das Ziel des Events, so kann er oder sie in der Regel bereits einen guter Job machen. Die essenzielle Fragen an Sie als Veranstalter: Warum gibt es Ihre Veranstaltung? Warum kommen die Menschen zusammen? Was soll das Ergebnis sein? Die Antworten auf diese Fragen zu verstehen (ohne zunächst an eine Visualisierung zu denken), hilft, ein Graphic Recording zu erstellen, das die Intention und den Purpose der Veranstaltung unterstützt.
• Hier wird wieder deutlich: Eine Live-Visualisierung ist ein zweckgebundenes Tool, um etwas für Sie zu erreichen. Darum es in erster Linie. Und sekundär darum geht es um das Bild. Sie können Ihren Graphic Recorder unterstützen, indem Sie als Veranstalter und Kunde Inhalte vorab kommunizieren: Wenn der Graphic Recorder Vorträge, Präsentationen, Kerninhalte usw. bereits kennt, kann er oder sie ein Layout und eine Blickführung bereits vorab planen. Idealerweise hat der Graphic Recorder Erfahrung in Ihrer Branche, der Herausforderung und mit der Art von Event.
• In der Regel sind Graphic Recorder Multitalente mit überdurchschnittlicher Allgemeinbildung, sowie umfassender Kunden- und Projekterfahrung. Dennoch gibt es Schwerpunkte. Deshalb ist ein gutes „Matchmaking“ entscheidend für den Erfolg Ihres Graphic Recordings. Mit unserem großen Team an erfahrenen Visualisierern sorgen wir stets dafür, dass Sie genau den richtigen Graphic Recorder für Ihre Veranstaltung bekommen.

Nach dem Event:

• Der Graphic Recorder macht ein hochauflösendes Foto des visualisierten Bildes, bearbeitet dieses nach und stellt es dem Veranstalter zeitnah zur Verfügung. Hochqualitative Dienstleister stellen folgende vier Punkte sicher: 1. Top Fotos (RAW-Dateiformate), 2. gute Ausleuchtung dieses Fotos, 3. eine gekonnte Nachbearbeitung der Datei und 4. ein zeitnahes Zusenden an den Kunden.
• Nach dem Event erhalten Sie als Kunde maßgeschneiderte Empfehlungen, wie sie das fertige Graphic Recording nun weiter nutzen können. Anstatt Standardempfehlungen zu geben, bezieht der Graphic Recorder ein, was er oder sie vor Ort gehört und mitbekommen hat.
• Sie können als Kunde das Graphic Recording möglichst zeitnah an die Teilnehmenden weitersenden – so lange die Energie und Stimmung nach dem Event noch hoch sind, ist die Wirkung am besten. Am besten formulieren Sie als Veranstalter bereits vor Ihrem Event ein Email, in das Sie nachher nur noch das Bild einfügen.

Was Sie sonst noch wissen sollten:

• Ob das Graphic Recording online (remote) oder vor Ort stattfindet, sollte kaum eine Rolle spielen. Ablauf, Technik, Ergebnis und Benefit sind gleich oder ähnlich, und viele Graphic Recorder beherrschen beides. Benefit bei Präsenz vor Ort: Ihre Teilnehmenden kommen mit dem Graphic Recorder ins Gespräch und erleben das Entstehen der Visualisierung direkter mit.

Digitales Graphic Recording buchen

Ein guter Graphic Recorder arbeitet analog (auf Papier) oder digital (auf iPads oder Grafiktabletts) und gibt eine klare Empfehlung ab, was für den Kunden passt. Um Ihre Ziele zu erreichen – nicht weil es die eigene Vorliebe ist.

In der Regel und vor allem bei größeren Gruppen empfiehlt es sich nicht, das digitale Graphic Recording ständig eingeblendet zu haben (per Beamer oder über einen Bildschirm). So vermeiden Sie Ablenkung. Hier ist sowohl eine feine zeitliche Planung und Absprache mit Moderator/Facilitator als auch Einweisung in die Technik nötig.

Graphic Recording buchen – einen Dienstleister auswählen

Es gibt heutzutage eine Vielfalt an Graphic Recording Dienstleistern – das ist eine gute und schlechte Nachricht zugleich. Mit zunehmender Bekanntheit und Erweiterung über dens ursprünglichen Einsatzzwecks als Prozess-Begleitung hinaus sind zahlreiche neue Anbieter auf den Markt gekommen. Viele von ihnen kommen aus der Illustratoren-Szene. Darunter sind hochgeschätzte Kollegen, die einen hervorragenden Job machen. Es gibt allerdings auch Graphic Recorder mit Illustrations-Hintergrund, die um die Verantwortung der Rolle als Graphic Recorder nicht einmal wissen.

Hier sollten Sie, wenn Sie die Methode des Graphic Recordings als prozessbegleitendes Instrument einsetzen möchten, aufmerksam hinschauen, welche Skills Sie sich einkaufen. Achten Sie also darauf, nicht nur ein „schönes Bild“ zu erhalten, sondern mit Graphic Recording Ihre Ziele für das jeweilige Event zu erreichen. Genau das sollte der Fokus des gebuchten Dienstleisters sein. Denn jeder Graphic Recorder hat die Aufgabe, den Prozess zu einem Ziel bestmöglich aufzunehmen, zu strukturieren und als Big Picture wiederzugeben. Und dabei Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, sowie gleichzeitig Komplexes vereinfacht und sachgetreu abzubilden und eingefangene Meinungen und Stimmungen zu integrieren.

Das braucht, beispielsweise wenn Sie aufs Layout schauen, mehr als Symbole und Texte, sondern auch Informationshierarchie, Flow und Blickführung für Sie als Betrachter, eventuell eine Metapher oder einen visuellen Grundaufbau – sprich ein top Layout. Ist das sichtbar, so hat kann es ein Hinweis darauf sein, dass Ihr Graphic Recorder sich ausführlich vorbereitet hat.

Gibt es ausgebildete Graphic Recorder?

Es gibt keine offizielle Ausbildung für Graphic Recording. Jedoch gibt es ein paar wenige Workshops von einigen erfahrenen Anbietern aus der Branche. Wichtig dabei ist: Graphic Recording kann man nicht in einem Tagesworkshop lernen. Die erwähnten wenigen Workshops sind in ein ausführliches Curriculum eingebunden und in der Regel mehrere Tage lang. Sie finden vor Ort und nicht online statt. Weniger als eine Handvoll Trainingsanbieter auf der Welt bieten dies an.

Graphic Recording hat sich seit 1980 in mehreren Wellen entwickelt, und nur wenige haben direkt von den Begründern der Methode gelernt. Ab den 2010er Jahren gab es viele, die sich Graphic Recording selbst beibrachten – also einfach damit anfingen.

Menschen mit der Fähigkeit gut zuhören zu können, Mustererkennung, Struktur, Fokus, Knowhow in Businessprozessen und Change, gepaart mit einem Verständnis für das große Ganze und dem Mut visuelle Übersetzungen schnell und pointiert anzuwenden haben gute Voraussetzungen. Gut Zeichnen reicht nicht aus – dies betonen auch die Begründer der Graphic Recording Methode.

Der Branchenverband IFVP bereitet derzeit eine professionelle Zertifizierung von Visualisierungsdisziplinen vor. Wir bei Visual Facilitators bilden unser Team immer wieder in internen Fortbildungen aus. Und wir haben direkt von den Begründern der Methode gelernt und sind in engem Kontakt.

Unsere klare Empfehlung Sie als Kunde, wenn Sie ein Graphic Recording buchen: Schauen Sie sich die Skills des Dienstleisters genau an. Dabei muss dieser kein fachlicher Experte auf Ihrem Gebiet sein. Das Buch „CoCreate! – Das Visualisierungs-Buch“ von unserem Gründer und Geschäftsführer Mathias Weitbrecht beinhaltet ein Kapitel zu den Fähigkeiten von Visualisierern, unseres Wissens nach nach wie vor die ausführlichste Literatur zum Thema.

Graphic Recording buchen – Preise und Kosten

Was kostet ein Graphic Recording? Buchen Sie beispielsweise Visualisierung für ein ganztägiges Meeting, so sind Tagessätze üblich, die sich denen von Unternehmensberatern nähern. Wie kam es dazu? Graphic Recording Preise haben sich von Tag eins an (mit dem Aufkommen der Methode Ende der 1970iger Jahre) orientiert an Beratertagessätzen – also an dem Kontext, aus dem sie ursprünglich entstanden sind. Mit anderen Worten, die Preise haben sich historisch nicht an Illustratoren- oder Künstler-Honoraren orientiert (auch wenn diese heute gelegentlich passiert).

Die üblichen Tagessätze begründen sich daraus, dass das Skillset und der Aufwand eines Graphic Recordings enorm ist. Eine Menge passiert, bevor visualisiert wird: Das Zuhören, Mustererkennen, Filtern der Informationen, hohe Allgemeinbildung, Organisationsentwicklungs-Knowhow, Branchenkenntnis und vieles mehr. Dies wird oft unterschätzt. Gute Graphic Recorder sind wie „Berater mit Stift in der Hand“. Weiterhin berücksichtigen die Preise die aufwändige Vorbereitung und eine sehr anspruchsvolle Livesituation.

Für einen branchenüblichen Graphic Recording Tagessatz ist ein Spektrum von 1.500 bis 2.500 € zu nennen. Diese Circa-Preisnennung schliesst allerdings folgende Gruppen aus: Berufsanfänger, die als Karrierestart den Weg wählen umsonst oder besonders günstig arbeiten, um Erfahrung zu sammeln; NGO-Kunden die oft nur deutlich weniger zahlen können, oder auch Quereinsteiger, die versuchen sich einen (scheinbaren) Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Merkenswert und branchenüblich zum Thema Graphic Recording Kosten sind folgende weitere Punkte:

• Reise- und Übernachtungskosten sind nicht inklusive sondern werden in der Regel aufwandsorientiert gegen Belegkopie abgerechnet.
• Halbe Tage kosten in der Regel mehr als 50% vom Tagessatz. Eine stundenweise Abrechnung ist eher unüblich, ein nur einstündiges Graphic Recording buchen macht meistens auch wenig Sinn.
• Auch wenn man versucht ist, Graphic Recorder rein nach dem visuellen Stil zu buchen, so ist dies selten empfehlenswert. Buchen Sie besser nach der Fähigkeit des Dienstleisters, zu einer Zielerreichung beizutragen – beispielsweise ein bestimmtes Meetingergebnis zu erreichen.
• Nutzungsrechte sind manchen Graphic Recorder Dienstleistern unwichtig (da sie ihre Tätigkeit entsprechend der Historie als Facilitation-nah betrachten), anderen sind diese wichtig (da sie evtl. einen Illustrationshintergrund haben). In jedem Fall sind diese immer im Honorar inbegriffen.
• Wenn Sie als Unternehmenskunde Graphic Recording buchen, ist folgende Information noch wichtig für Sie: Da Graphic Recording eine prozessorientierte, beratende Dienstleistung ist, muss keine Künstlersozialabgabe bezahlt werden. Unser Blogbeitrag mit rechtlichen und fachlichen Informationen (auch zu den gerade erwähnten Nutzungsrechten) hat mehr zu diesem Thema: hier mehr dazu.

 Der Preis sollte nicht das alleinige Kriterium sein. Wenn Sie Graphic Recording buchen und Sie stoßen auf Anbieter, die Ihnen eine Lösung verkaufen statt Zeit abrechnen – dann sind Sie im Premium-Bereich angelangt. Denn dann geht es tatsächlich um einen wirkungsvollen Beitrag zu Ihrer Zielerreichung. Selbst ein Angebot (als PDF versandt) ist dann nicht unbedingt notwendig, denn es muss nichts mehr mit anderen Anbietern verglichen werden (was man mit z.B. drei nebeneinander gelegten PDF-Angeboten eh nicht kann).
„Premium” ist hier nicht unbedingt preislich gesehen gemeint, wohl aber vom Mindset, Haltung und Herangehensweise des Dienstleisters. Und hilft Ihnen Ihre Graphic Recording Buchung wirklich dabei, dass Sie das erreichen, was Sie anstreben, so entsteht ein echter Win-Win: Graphic Recording in seinem vollen Potenzial und seinem Daseinszweck, und ein voller Benefit bei Ihnen als Kunde.

Graphic Recording buchen – der blinde Fleck?

Bei Graphic Recording geht es immer darum, einen Beitrag zu dem zu leisten, was während eines Zusammentreffens von Menschen, das ein bestimmtes Ziel hat, passiert. Wenn Sie wünschen, vor einem Meeting, Workshop, Event o.ä. eine Visualisierung zu erhalten, um diese dann während der Veranstaltung zu nutzen, ist das durchaus möglich. Es handelt sich dann nicht um ein Live Graphic Recording, sondern eine aufgrund Ihrer vorab gelieferten Inhalte und visuellen Vorstellungen erstellte Visualisierung.

Und weiterhin ist Ihr Graphic Recording auch kein Strategiebild oder Zielbild. Das auch dann, wenn es Ihre eventuell in einem Zielbildprozess erarbeiteten Ergebnisse wiedergibt. Ihre Visualisierung ist dann das Abbild des Weges zu Ihrem Ziel. Das Zielbild an sich sollten Sie im Anschluss in einem eigens dafür vorgesehenen Projekt erarbeiten und visualisieren lassen (sogenannte Strategievisualisierung). Insbesondere, da es eine andere Zielgruppe anspricht (nämlich meistens Menschen, die dem Prozess nicht beiwohnten) und auch ein anderes Ziel verfolgt.

Ein Graphic Recording endet mit dem Event oder Meeting. Da nach dem Event die Teilnehmenden nicht mehr beisammen sind, ist es nicht üblich, Ergänzungen oder Nacharbeit vorzunehmen. Ändert jemand das Graphic Recording im Nachgang nach Belieben ab, verliert es seine Wirkung und wird seiner Aufgabe beraubt, nämlich in der Livesituation in Echtzeit Prozess und Austausch zwischen Menschen abzubilden.

Nach der Graphic Recorder Buchung

Graphic Recording gebucht – was nun?

Nach der Buchung gehen zwei Parteien in die Vorbereitung: der gebuchte Dienstleister als auch Sie als buchender Kunde.

Der gebuchte Graphic Recorder steht vor der Herausforderung, sich als externer co-kreativer Partner in die Inhalte und Zusammenhänge hineinzudenken, die den Auftraggebern (die in der Thematik zu Hause sind) bereits klar sind. Daher ist es Ihre Aufgabe als Auftraggeber, den Dienstleister bestmöglich zu briefen: Über Inhalte, Agenda, den Ablauf hinter den Kulissen, die Intention der Veranstaltung, die Historie und die Zukunft – das Ziel! Was soll nach Tag X anders sein?

Das Briefing kann einige Wochen vor dem Termin stattfinden, es genügt jedoch auch wenige Tage davor. Je mehr ein Graphic Recording in das Eventdesign oder beispielsweise einen Change-Prozess eingebunden ist, desto bedeutender die Vorbereitung: Interaktion, Rolle, Vernetzung mit der Facilitation oder mit offenen Fragen im Event gilt es zu planen.

Vor dem Event-Tag wird ein Graphic Recording Practitioner das Layout entwerfen, Flow und Blickführung des Bildes vorbereiten und den Platz auf dem Papier planen. Vorab überreichte Präsentationen helfen dabei. Entsprechende Rückfragen Ihres Graphic Recording Dienstleisters zeigen: Sie haben es mit einem Profi zu tun, der Verantwortung übernimmt.

Das Graphic Recording, welches die Prozesse und Ergebnisse (und oft auch den Ablauf) des Veranstaltungstages widerspiegelt kann nur so gut, inhaltsvoll, strukturiert und lebendig sein, wie die Veranstaltung es ist. Lücken bei den Inhalten als auch bei der Facilitation im Raum können bei einem guten Graphic Recorder durchaus im Bild sichtbar werden. Unerfahrene Recorder versuchen oft, Unstimmigkeiten im Veranstaltungsformat oder bei den Inhalten aufzufangen, damit das Bild stimmig wirkt. Unsere Teammitglieder zeichnen sich hier durch ein klares Rollenverständnis aus. Ein Graphic Recorder von Visual Facilitators hält Lücken aus und lässt sie stehen. So macht das Graphic Recording den Prozess so sichtbar, wie er eben ist.

Graphic Recording buchen – Ihre Erfolgsfaktoren

• Wählen Sie den passenden Dienstleister für Ihr Event nicht nach visuellem Stil, sondern aufgrund von Erfahrung.
• Mindset – verstehen Sie, was Graphic Recording wirklich ist, was es leisten kann und was nicht. Ansonsten ist es ein Add-On, welches wir niemandem empfehlen.
• Binden Sie den Graphic Recorder rechtzeitig in den Prozess ein. Das schafft gute Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit mit hochqualitativem Ergebnis. Mal eben schnell heute für morgen ein Graphic Recording buchen ist nur bei langfristiger Partnerschaft ratsam. Planen Sie lieber für ein nächstes Mal mit genügend Vorlauf.
• Beziehen Sie den Graphic Recorder in seiner Rolle in den Event-Ablauf ein und kündigen Sie ihn an. Die Vorstellung sollte bestenfalls ganz zu Beginn des Events erfolgen, zum Beispiel beim Willkommen. Dann ist die Rolle erläutert, die Menschen im Raum wissen was die große Papierwand an der Wand soll und können ihren Fokus wieder auf Sprecher oder Facilitatoren richten.
• Planen Sie Zeit für die Nachbereitung des Graphic Recordings ein. Ein De-Briefing direkt nach dem Event gibt beiden Seiten inhaltliche Sicherheit und gibt Ihnen Anhaltspunkte für den Transfer in die Umsetzung bzw. Weiterkommunikation.
• Für eine langfristige Nutzung ist ein digitalisiertes und bearbeitetes Ergebnis nötig. Lassen Sie sich hier beraten, denn die Nutzung nach dem Event sichert ebenso Ihre Zielerreichung, wie die Live-Erstellung.

Graphic Recording buchen – Checkliste

1. Ist der Graphic Recorder Mitglied eines Verbandes der Visualisierungsbranche (z.B. IFVP)?
2. Über welche Skills / Vorerfahrungen / Branchenkenntnisse verfügt der Graphic Recorder?
3. Buchen Sie mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung.
4. Alle Eckdaten für Ihren Termin sollten vorhanden sein: Agenda / Zeitschiene, Ort / Location, Teilnehmer / Zielgruppe, Veranstaltungsformat digital oder analog, Rollenverteilung (Moderator oder Facilitator), und…
5. …das Ziel. Weiss der Graphic Recorder exakt worum es bei der Veranstaltung geht (unabhängig von einem Bild)?
6. Vereinbaren Sie ein Briefing-Termin um alle inhaltlichen, logistischen und technischen Details zu besprechen.
7. Welche Corporate Identity oder welche Logos sollten berücksichtigt werden?
8. Gibt es wichtige „No Go’s“, Leitplanken oder auszuschliessende Tabuthemen?
9. Wer ist entscheidungsbefugter Ansprechpartner am Tag des Events für den dem Graphic Recorder (und wie sind die Kontaktdaten)?
10. Wer stellt den visuellen Dienstleister vor? Thematisieren/Benennen Sie die Rolle des Graphic Recordings gegenüber den Teilnehmern.
11. Ist das Graphic Recording in die Agenda (ob online oder analog) eingebunden?
12. Ist der Graphic Recorder in den Prozess eingebunden? (z.B. beziehen Sie die Visualisierung im Tagesverlauf ein, oder lassen Sie aus der Metaperspektive eine Zusammenfassung des Bildes präsentieren)
13. Ist alles bereit, dass ein digitales Graphic Recording mittels eines Screens oder Beamers in die Sichtbarkeit gelangen kann?
14. Ist ein optimaler Platz im Raum für das analoge Graphic Recording vorgesehen?
15. Wird das das Recording am Ende der Veranstaltung für Ihre Folgekommunikation- und Entwicklung abfotografiert und digitalisiert?
16. Gibt es einen Termin für ein De-Briefing bzw. Nutzungsempfehlungen?

Fazit

Stellen Sie sicher, dass Sie mit ihrem Graphic Recording Ihre Veranstaltungs-Ziele erreichen. Es geht um viel mehr, als einen Dienstleister zu buchen. Vor allem um mehr als „Zeichnen“ oder ein „schönes“ Bild. Sie können mit der richtigen Zusammenarbeit mit einem Graphic Recorder eine enorme Power für Ihre Event-Ziele freisetzen. Richten Sie Ihre Graphic Recording Buchung daher konsequent an Sinn und Zweck des Events aus und buchen Sie entsprechend.
Die Fülle der Anbieter am Markt hat ihre Berechtigung. Wir bei Visual Facilitators, mit der Erfahrung von über 10.000 durchgeführten Graphic Recordings, hatten mit dem Schreiben dieses Artikels die Intention, Orientierung zu geben. So dass Sie als Kunden beim Buchen eines Graphic Recordings das große Spektrum an Ausführungsqualität, Dienstleistern und Vorgehensweisen besser überblicken können. Wir wünschen allen ausführenden Kollegen und allen Graphic Recording Buchungen viel Erfolg mit dieser über 40 Jahre alten Kultursprache-, Bild- und Dialogunterstützungs-Technik!